Майже кожна організація має справу з відрядженням співробітників, адже відрядження це не тільки – витрати, але й ціла купа організаційних моментів, а тому розглянемо деякі нововведення стосовно цього.

 Хотілось би більшу увагу звернути стосовно видачі авансу, звітування за витраченими коштами та нововведень щодо електронних квитків у відрядженнях, аніж з’ясовувати нюанси щодо відрядження. Оскільки питання стосовно цього висвітлені в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. N 59 відповідно зі змінами та доповненнями.

В першу чергу слід зауважити, що ця інструкція стосується бюджетних установ, щодо підприємств, які не утримуються  за рахунок бюджетних коштів, порядок направлення працівників у відрядження регулюється власним Положенням про відрядження, яке затверджується наказом керівника підприємства.

 Видача авансу та звітування за витраченими власними коштами.

Бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов’язково має видати їм аванс відповідно до визначеної суми на оплату проїзду, добові витрати, найм житлового приміщення. Такого обов’язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють. Керуючись Кодексом законів про працю підприємство обов’язково повинно відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Не виключено, що працівник може за власні кошти нести витрати, а після повернення з відрядження працівнику відшкодовуються відповідні витрати, у разі подання звіту про використання коштів на відрядження, та оригіналів документів що підтверджують понесені витрати.

Таким чином, для приватних підприємств не є обов’язковим видача авансу на відрядження, але обов’язковим для працівника є подання звіту про використані кошти, видані на відрядження або під звіт, у терміни, встановлені пп. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Слід зазначити, що за даними сайту Укрзалізниці нововведенням є те, що електронні посадочні документи є легітимними для звітності. Це означає, що працівник із самостійно роздрукованим квитком може звітувати в бухгалтерію про відрядження. Донедавна електронні посадочні документи не мали статусу розрахункового документа.

 На даний час електронні посадочні документи діють на  деякі види поїздів, але з часом кількість поїздів, на які буде розповсюджено таку технологію, збільшуватиметься, а також розширюватимуться технічні можливості роботи квиткових кас.