Підписувати ПН для покупця та для Реєстру ПН повинна одна і та ж особа. На думку Міндоходів, електронний цифровий підпис, що накладається на ПН при її реєстрації в Реєстрі ПН, та підпис, що скріплює цю ПН при її видачі покупцю, повинні належати одній особі, якій делеговане право підпису ПН.

 При цьому податківці нагадали, що відповідно до п. 5 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246, продавець складає ПН та/або розрахунок коригування у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому Державною податковою службою, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення. Після складення ПН та/або розрахунку коригування в електронній формі на них накладається електронний цифровий підпис посадових осіб платника податку в такому порядку: першим — електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або електронний цифровий підпис керівника; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця. 

За відсутності у продавця посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податку накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис керівника; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.

 Продавець, який є фізичною особою — підприємцем, накладає електронний цифровий підпис у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис фізичної особи — підприємця; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця. 

Для делегування права підпису ПН та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі продавець отримує засоби електронного цифрового підпису в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає до податкового органу за місцем реєстрації посилені сертифікати електронного цифрового підпису зазначеної особи. У такому разі електронні цифрові підписи посадових осіб продавця накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговане право підпису ПН та/або розрахунку коригування; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця. 

Враховуючи викладене, електронний цифровий підпис, що накладається на ПН при її реєстрації в Єдиному реєстрі ПН, та підпис, що скріплює цю ПН при її видачі покупцю, повинні належати одній особі, якій делеговане право підпису ПН.