Часто-густо перед бухгалтерами постає питання як правильно в штатному розписі відобразити посади, які займають на підприємстві працівники

Часто-густо перед бухгалтерами постає питання як правильно в штатному розписі відобразити посади, які займають на підприємстві працівники, а також чи допускається створювати розширені назви професій доповнюючими словами або через дефіс, або з наведенням уточнень у дужках. Адже буває, наприклад, коли  на підприємстві працює декілька менеджерів зі збуту, які виконують різні роботи, а в Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі Класифікатор професій) для них призначена професія з кодом 1475.1.

Для того, щоб отримати відповідь, в першу чергу, необхідно розібратися що таке «штатний розпис», яким нормативно-правовим документом регулюється його ведення і, не в останню чергу, чи застосовується яка-небудь відповідальність за не правильне заповнення вище наведеного документа або взагалі за його відсутність.

Для організації своєї діяльності підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, кількість працівників, посади, які вони займатимуть, а також належні їм оклади, що відображає в єдиному документі, який називається «штатний розпис». Оскільки жодним нормативно-правовим документом не визначено поняття «штатного розпису» і тільки опираючись на тлумачний словник, можна знайти визначення, згідно якого : «Штатний розпис — це документ, який установлює на даному підприємстві, в установі, організації структуру, штати і посадові оклади   працівників. Штатний розпис містить назву посад, чисельність працівників і оклади по кожній посаді».

Також на сьогодні жодним нормативним документом не затверджено типової форми «штатного розпису», окрім підприємств, установ, організацій з бюджетним фінансуванням, які складають його відповідно до типової форми, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 28.1.002р. №57. Але багато госпрозрахункових організацій застосовують її як методичну допомогу для власної форми.

Відповідно до листа Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 затвердження «штатного розпису» є обов’язковим. Таким чином прийняття (затвердження) штатного розпису здійснюється у вигляді видання керівником підприємства нормативного акту (наказу), у якому визначатимуться кількість штатних одиниць в розрізі посад.

Самі посади в штатному розписі відображаються згідно записів трудової книжки працівника. Відповідно до  Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. N 58 (із змінами), записи професій та посад до трудової книжки заносяться згідно із найменуванням посад, зазначені в Класифікаторі професій. Таким чином, в «штатному розписі» найменування посади має відповідати професійним назвам робіт Класифікатора професій.

Оскільки затвердження на підприємстві «штатного розпису» є обов’язковим, то відсутність останнього веде до порушення вимог трудового законодавства, за що посадова особа згідно з частини 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення може нести адміністративну відповідальність у вигляді штрафу розміром від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів громадян.

З метою виключення дублювання, а також уточнення виконуваних робіт Доповненням В Класифікатора професій передбачено застосовування похідних слів до професійних назв робіт зі збереження коду новоутвореної професії. Наприклад, від назви професії “Бухгалтер” з кодом код КП 3433 можна утворювати похідні назви “Провідний бухгалтер” та “Старший бухгалтер” з кодом КП 3433, тоді як похідне слово “Головний” не може застосовуватися, враховуючи, що в Класифікаторі професій є чинна професійна назва роботи “Головний бухгалтер” з кодом КП 1231. Ткож  назви професій можуть бути розширені за потребою термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення. Наприклад, «Менеджер зі збуту» можна доповнити словами «Менеджер зі збуту в північному регіоні» тощо. Але слід пам’ятати, що дані доповнення до назв професій слід здійснювати за умови збереження галузевої та функціональної належності, кваліфікаційних вимог.

Згідно роз’яснювального листа Міністерства соціальної політики від 25.04.2013 р. N336/13/155-13, об’єднання назв професій, наприклад, Бухгалтер-Касир, є помилковим. Адже нормами Класифікатора професій не допускається створювати розширені назви професій через дефіс або у дужках, оскільки професійні назви «Бухгалтер» з кодом 3433 та «Касир» з кодом 4211 є окремими професіями.